Todos os dias centenas e até milhares de documentos são gerados através dos trâmites entre os órgãos públicos. Para organizar o arquivo de leis, decretos, processos, entre outros registros do governo municipal, a Secretaria de Administração (SMA) de Magé, investiu na tecnologia para criar um banco de dados com tudo o que foi possível recuperar em documentos de papel.
Funcionários do arquivo foram destacados para cuidar especialmente da digitalização em dois núcleos: a sede da SMA e o arquivo municipal que fica no bairro Roncador. "Queremos facilitar o acesso ao conteúdo que muitas secretarias municipais precisam consultar na rotina diária. A partir da digitalização completa desses documentos, a intenção é disponibilizar on-line para consulta dos órgãos públicos", explica Nilda Laureano Abreu, secretária municipal de Administração.
Daniela de Lima dos Santos, agente administrativo que atua no arquivo interno da SMA, conta que o trabalho está caminhando a passos largos. "Todas as leis já foram digitalizadas, os arquivos contabilizam dos anos de 1981 a 2014. Agora é a vez dos decretos que iniciaram em 1978, estamos no ano de 1980", disse.
Além da digitalização, um banco de dados com indexação por palavras-chave, ano, assunto e número do documento foi criado para facilitar a pesquisa e agilizar o acesso aos registros. Todos os processos do arquivo geral da Prefeitura de Magé também foram digitalizados.
Melhoria no atendimento ao público
Centenas de cidadãos vêm diariamente ao andar térreo do Palácio Anchieta para acessar serviços como requisições e emissão de certidões. Para organizar o atendimento e oferecer mais conforto na espera, foi implantada a senha digital.
Atualmente quem precisa ser atendido no protocolo, IPTU, entre outros serviços ao cidadão pode acompanhar o painel eletrônico instalado na ala de espera. O atendimento dos guichês funciona de segunda a sexta-feira, das 9h às 17h.
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